Kulturkontakt
DKS-portalen for skole og kulturkontakter
Velkommen!
Som kulturkontakt er du den viktigste kontakten mellom skolen, Den kulturelle skolesekken og utøverne som kommer på besøk. Takk for at du har påtatt deg dette oppdraget!
DKS-portalen er den nye administrasjons- og kommunikasjonsflaten for DKS, som vil være en viktig del av ditt arbeid som kulturkontakt.
Når du har registrert deg i portalen og en DKS-planlegger har lagt deg til som kulturkontakt på skolen din, vil du få tilgang til skoleportalen og mulighet til å redigere skolens kontaktinformasjon, administrere klasser, legge inn skolens skolerute og fridager, timeplan og informasjon om arena. Disse utfyllende opplysningene vil gi DKS-planleggerne relevant informasjon slik at tilbudet til skolen tilrettelegges på best mulig måte. I skoleportalen vil du også få tilgang til en kulturkalender med skolens totale DKS-tilbud samt et meldingssystem hvor du kan kommunisere med DKS-planleggere i forbindelse med Den kulturelle skolesekken.
Lenke til Veileder for kulturkontakten
Innlogging
Registrer din bruker og logg inn i DKS-portalen via ID-porten ved å følge knappen under.
Når du har registrert din bruker må du knyttes til som kulturkontakt ved din skole av en DKS-planlegger i fylket eller kommunen. Det er viktig at du blir knyttet til med den samme e-postadressen som du registrerte på din bruker.
Du vil nå ha tilgang til skoleportalen.
*Sjekk at DKS-planlegger i fylket eller kommunen har lagt deg til i som kulturkontakt i portalen med samme e-postadresse som du prøver å logge inn med. Systemet vil stoppe deg dersom dette ikke er tilfelle.
*Løsningen fungerer ikke med Internet Explorer, men støtter Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera og Safari for Mac.
* For å sikre at e-post fra løsningen når deg, må adressen bekreftes med en e-post. Noen brukere opplever at denne e-posten bruker lang tid på å nå frem eller ikke kommer frem i det hele tatt. E-posten blir sendt øyeblikkelig, men kan havne i søppelpost eller et eksternt spamfilter hos kommunen. Dette er dessverre utenfor vår kontroll og IT-avdelingen din må kanskje kontaktes for å frigi e-posten.
Opplever du ellers problemer med innlogging, ta kontakt med vår brukerstøtte.
Slik fungerer det
I skoleportalen skal skoler selv kunne administrere data om sin skole, melde interesse/bestille tilbud
fra DKS administrasjonen i sitt fylke eller kommune, og se hvilke tilbud de skal få – og har mottatt. For
å kunne benytte seg av skoleportalen må man være lagt til i systemet av en DKS-planlegger og være
pålogget som bruker via ID-porten.
Skoleportalen består av 4 ulike deler: «Om skolen», «Meldinger», «Påmeldinger» og
«kulturkalender». Påloggede brukere ved en skole vil finne de ulike delene under “hamburgermenyen” øverst i venstre hjørne i skoleportalen
- Velg fanen – om skolen
- Velg – rediger skole
Hvis ikke annen arena er definert på skolen, legges denne informasjonen inn automatisk. Her er kan det være fint å laste opp bilder av skolen, si noe om hvor man henvender seg ved ankomst osv..
- Velg fanen – skolerute
- Velg – skoleåret skoleruten gjelder for
- Velg – Ny kalenderhendelse
- Velg – dato, fyll inn beskrivelse
- Velg – lagre
Timeplanen hjelper DKS-planlegger å sikre at starttidspunktet for et tilbud fra
Den kulturelle skolesekken tilpasses skolens behov.
Legg til trinn
Her velger du hvilke trinn timeplanen skal gjelde for. Du kan velge så mange trinn du vil eller lage en timeplan for hvert trinn.
- Velg fanen – ringetider
- Velg – ny timeplan
- Velg – trinn
- Klikk utenfor vinduet for å gå videre for å legge til undervisningsøkt
Legg til undervisningsøkt
Her legger du til alle undervisningsøkter som gjelder for valgte trinn i løpet av en skoleuke. Hvis det er variasjon i øktene fra en dag til en annen, kan en økt deaktiveres ved å klikke på økten
- Velg – Legg til økt (klikk + tegn), en rad med “aktiv” økter kommer til syne
- Legg inn start- og sluttidspunkt for undervisningsøkten
(kolonne “tidspunkt” utenfor “aktiv” rad) - Legg inn skoleukens gjeldende undervisningsøkter for trinn(ene)
Deaktiver/aktiver undervisningsøkt per dag ved å klikke på økten
Slik administrerer du klasser
Elevtall i skoleportalen er lest inn per fra GSI (grunnskolenes informasjonssystem). I tillegg til inneværende skoleår vil det være behov for prognosetall for det påfølgende skoleåret.
Det anbefales at kulturkontakten verifiserer/ser over inneværende års elevtall slik at også prognosetallene oppdateres. Dette kan gjøres tidlig i skoleåret eller i avtale med DKS-planlegger i kommunen eller fylket.
Hvis det er flere klasser per trinn er det hensiktsmessig å fordele elevene til klasser
Slik fordeler du elever fra trinn til klasse
- Velg fanen – Klasser
Velg skoleåret du ønsker å legge inn for
NB: Portalen tas i bruk fra skoleåret 2020/2021. Velg derfor dette skoleåret og fordel elevene med utgangspunkt i elevantall per klasse 2019/2020
- Klikk – administrer klasser
- Klikk – “+ “symbol
- Legg til – klasse og antall elever (gjenta operasjonen hvis flere klasser)
- Slett opprinnelig trinn og antall elever
NB: Hvis du deler et trinn i flere klasser er det viktig å slette det opprinnelige trinnet.
Du kan når som helst slette og legge til og slette elever og klasser
Som kulturkontakt kan du sende melding til DKS-planlegger i forbindelse med en hendelse
din skole har blitt tildelt.
Som kulturkontakt kan du starte en dialog med dine DKS-enheter – både fylke og kommune.
Som kulturkontakt kan du motta meldinger fra DKS-planlegger i forbindelse med en hendelse
din skole har blitt tildelt eller en annen melding en DKS-planlegger har valgt å sende deg.
Som kulturkontakt skal det være enkelt å se hvilke meldinger som er sendt til
kulturkontakt(er) ved din skole.
Som kulturkontakt vil du ikke kunne starte en meldingstråd relatert til en påmelding i
kategorien “Meld interesse”, men du kan svare på henvendelser fra DKS-planlegger om
dette.
Som kulturkontakt kan du ikke starte en dialog med utøver/kulturinstitusjon via
meldingsverktøyet.
Påmeldinger
Hvis DKS-administrasjonen i ditt fylke eller kommune har et valgfritt tilbud som skolene kan melde seg på eller bestille direkte, vil det dukke opp i skoleportalen. Påloggede brukere finner påmeldingsdelen under «hamburgermenyen» øverst i venstre hjørne i skoleportalen. Denne består av fanene Meld interesse, Bestill og Dine påmeldinger.
Meld interesse
Her finner du produksjoner skolen kan melde interesse for. Disse produksjonene har som oftest ingen bestemt dato. Tilbudet legges ut av DKS-administrasjonen i den kommunen eller fylket skolen din tilhører.
Du kan velge hvilke klasser som skal være med i påmeldingen. Hvis en klasse er utenfor målgruppen vil du som kulturkontakt likevel ha mulighet til å melde på denne klassen. Dette kan du gjøre så lenge perioden for å melde interesse er åpen. Tilbudet legges ut av DKS-administrasjonen i den kommunen eller det fylket skolen din tilhører. Endelig tildeling gjøres av disse når perioden for å melde interesse avsluttes. Du kan hele tiden følge med på skolens påmeldinger i fanen «Dine påmeldinger».
Bestill:
Her finner du arrangementer med allerede bestemte datoer og klokkeslett skolen kan bestille og få reservert direkte. Tilbudet legges ut av DKS-administrasjonen i den kommunen eller fylket skolen din tilhører. Du vil kunne velge hvilke klasser eller faggrupper som skal meldes på. Hvis en klasse er utenfor målgruppen, har du likevel mulighet til å bestille for denne klassen. Dette kan du gjøre så lenge perioden for å bestille er åpen. Tildelingen må bekreftes av DKS-planlegger. Du kan hele tiden følge med på skolens påmeldinger i fanen «Dine påmeldinger».
Dine påmeldinger:
Her kan du hele tiden følge med på status på skolens påmeldinger. Påmeldinger med status tildelt vil du også finne i skolens kulturkalender.
Fremgangsmåte “Meld interesse”:
Velg aktuell produksjon (hvis det finnes datoer å melde interesse for vil det dukke opp ved å holde musepekeren over produksjonen):
I eksemplet er det mulig å melde interesse for en spesifikk dato og klokkeslett: Velg trinn og klasse og hvilke arrangement ved å trykke på disse (de vil bli markert i blått) og klikk på “Meld interesse” knappen:
Påmeldingene vil du finne igjen under fanen Dine påmeldinger. I påmeldingsperioden, som defineres av DKS-administrasjonen, vil det hele tiden være mulig å redigere påmeldingene.
Endelig tildeling gjøres av DKS-administrasjonen og evt. tildeling vil dukke opp i skolens kulturkalender når dette har blitt gjort.
Fremgangsmåte bestill:
Produksjoner/arrangementer du kan melde klasser på skolen på direkte, finner du
under fanen «Bestill». Fremgangsmåten er den samme som for tilbudet du finner under melde
interesse beskrevet ovenfor. Når bestillingene er bekreftet av DKS-administrasjonen vil den dukke opp i skolens kulturkalender. Du kan også følge med på statusen under «Dine påmeldinger».
Portalen er:
-> En innmeldingsportal for utøvere med en frist i året
-> Ett felles fagsystem for alle som jobber med administrasjon av DKS
-> En bank med oversikt over alle produksjoner i DKS
->Visningsrute for elever og lærere om deres DKS-tilbud